20. Zatvaranje

Završetak projekta je ključni korak u životnom ciklusu projekta i treba ga, kao i ostale dijelove projektnog ciklusa, uzeti u obzir i pažljivo planirati.

Sve projektne aktivnosti i isporuke trebaju biti dovršene prije krajnjeg datuma projekta kako bi se osiguralo dovoljno vremena za prikupljanje financijskih podataka i indikatora uspješnosti, potrebnih za izradu završnog/finalnog izvještaja.

U fazi zatvaranja projekta korisnik sastavlja završno izvješće koje dostavlja ovlaštenom tijelu (kako je navedeno u ugovoru), u roku od tri mjeseca od završetka projekta ili na datum naveden u ugovoru.

Završni izvještaj treba sadržavati informacije o neposrednim rezultatima projekta, proračunu i financijskom planu, treba pokazati i dokumentirati kako se projekt provodio i koji su ishodi ostvareni. Prilog završnom izvještaju i financijskom izvještaju treba biti izvještaj o reviziji (ako je ugovor bio veći od 100.000 eura i ako je revizija dio obaveza iz ugovora) te Opća izjava o izdacima (engl. General Statements of Expenditure).

Svrha završnog izvještaja nije opisati i nabrojiti poduzete projektne aktivnosti tijekom projekta ili popisati seminare, radionice ili konferencije i broj sudionika u tim događajima. Svrha je rezimirati uspjehe i postignuća, ali i dokumentirati projektne elemente koji nisu bili uspješni, iskustva i naučene lekcije, koji će koristiti vama i drugima za buduće projekte na određenom području. Informacije iz završnog izvještaja koriste se i za informativne i promidžbene potrebe, da bi pokazale doprinos realizaciji zacrtanih EU ciljeva – na europskoj razini, regionalnoj, nacionalnoj ili lokalnoj.

U pripremi za zatvaranje i tijekom zatvaranja projekta potrebno je uzeti u obzir:

• Tko će biti odgovoran za upravljanje i provedbu aktivnosti zatvaranja?
• Jesu li korisnici (naručitelji) potpuno realizirali i potvrdili sve ugovore i sve isporuke?
• Koga treba obavijestiti o zatvaranju?
• Koja imovina ostaje kod korisnika, gdje je pohranjena, što ide partnerima – pripremiti dokumentaciju o prijenosu/promjeni vlasništva nad opremom?
• Tko će u organizaciji korisnika biti odgovoran za održavanje projektne dokumentacije nakon završetka projekta?
• Tko će u organizaciji korisnika pratiti da rezultati projekta nastave „živjeti“ i razvijati se prema napisanom u projektnoj prijavi (dio: održivost)?

I nakon završetka projekta obaveze prema Europskoj uniji ne prestaju – kontrole se provode i do sedam godina nakon završetka projekta pa je arhiviranje važan element koji se ne smije zanemariti.

Kontrole će se temeljiti na pisanim postupcima i pisanoj dokumentaciji, stoga je važno arhivirati sve dokumente povezane s projektom i pobrinuti se da budu intuitivni (user-friendly) i lako dostupni.

Indikativna lista dokumenta koje je potrebno arhivirati:

• administrativni dokumenti – u tu skupinu ubrajaju se svi dokumenti o postupku prijave i potpisivanju ugovora (projektna prijava i primjerak ugovora s Ugovarateljem), ugovori sa svim partnerima (ako ih je bilo), cjelovita natječajna dokumentacija ili ponude
• tehnički dokumenti – popis korisnika (ime, OIB, institucija, adresa, eventualno e-mail i/ili telefonski broj), evidencije prisutnosti s potpisima polaznika, zapisnici i prateća dokumentacija
• financijski dokumenti – sve fakture koje se odnose na troškove projekta (jasna veza s projektnim aktivnostima), dokazi da su računi uistinu i plaćeni (primici, bankovni izvodi), evidencija o nacionalnom sufinanciranju, izvještaji o radnom vremenu osoblja (time-sheet) i detalji o plaći te ostala prateća računovodstvena dokumentacija
• ostalo – dokumentacija o provedenim edukacijama, seminarima, konferencijama, radnim sastancima (evidencije prisutnosti, opis edukacije, materijali s edukacije, fotografije, evaluacijski listići – ako su korišteni); publikacije i medijsko izvještavanje (uzorci, isječci iz novina, videomaterijali, radijske snimke itd. i popis osoba kojima su dostavljene); dokumentacija o vanjskim stručnjacima (ToR – opis zaduženja, isporuke i/ili evidencija radnih sati i izvještaji).