10. Planiranje aktivnosti, metodologija, raspored u vremenu

10.1. Radne cjeline projekta: grupe aktivnosti ili elementi projekta

Projekt je definiran ciljevima, isporukama, trajanjem i proračunom, ali je u biti projekt rad, odnosno posao; to je skup aktivnosti koje treba realizirati da bi se postigle projektne isporuke i ostvarili ciljevi. Stoga, bez dobre razrade posla, odnosno projektnih aktivnosti, nema dobrog opisa projekta.

U projektnoj terminologiji upotrebljavaju se nazivi radnih cjelina projekta: npr. grupe aktivnosti, elementi projekta, radni paketi i sl.

Voditelj projekta ima na raspolaganju niz načina za raspoređivanje posla u cjeline kojima će se očekivane isporuke realizirati. Jedna od najpoznatijih metoda za razradu projektnih aktivnosti je WBS (Work Breakdown Structure), struktura podjele većeg posla u manje cjeline. Tome se metodom projekt razrađuje od većih grupa aktivnosti do pojedinih zadataka koji su dovoljno konkretni i jasni da omogućavaju jednostavnu procjenu trajanja aktivnosti i potrebnih resursa.

Cjeline posla ovisit će o vrsti projekta, području kojim se projekt bavi, a možda i o načinima raspodjele odgovornosti članova projektnoga tima za pojedine cjeline projekta. Npr. drugačije cjeline imat ćemo na infrastrukturnim projektima, znanstveno-istraživačkim, obrazovnim ili projektima uspostave nove proizvodnje. Ili npr. drugačije će cjeline organizirati tim koji je sastavljen samo od inženjera ili tim koji ima stručnjake za istraživanje, proizvodnju, marketing i podršku korisnicima. Ne postoji unaprijed definiran najbolji način podjele projekta u radne cjeline, važno je samo ispuniti tri uvjeta. Prvi uvjet su aktivnosti prihvatljive za financiranje, što je vidljivo u uputama za prijavitelje, drugi – da odabrani način raspodjele posla u cjeline odgovara provoditeljima projekta i osigurava učinkovito upravljanje, nadzor i uspješnu provedbu, što će se vidjeti iz opisa metodologije koju raspisuje prijavitelj. I treći uvjet koji raspodjela posla mora zadovoljiti je da su predviđene sve aktivnosti kojima se postižu isporuke, odnosno da su sve projektne aktivnosti uključene u radne cjeline. Ne smije se dogoditi da iz razrade nije jednoznačno jasno kojim se aktivnostima postiže neka od navedenih isporuka.

Dvije su skupine aktivnosti ili elemenata projekta za koje se očekuje da će biti navedeni na svakom projektu. To su:

• upravljanje projektom
• aktivnosti informiranja i vidljivosti.

Primjer razrade projekta u projektne cjeline:

1. upravljanje projektom
2. razvoj novih obrazovnih programa
3. organizacija usavršavanja djelatnika škola
4. infrastrukturni radovi
5. nabava opreme, instalacija i obuka
6. aktivnosti komunikacije, promidžbe i vidljivosti.

Preporuka je da projekt bude podijeljen u 5-7 cjelina, uključujući upravljanje projektom i aktivnostima komunikacije, promidžbe i vidljivosti. Čak i ako je projekt iznimno kompleksan, i tada treba osnovne cjeline zadržati u broju koji upućuje na to da se projekt može učinkovito nadzirati i koordinirati.

10.2. Metodologija

Razrada projekta u cjeline djelomično daje uvod u odabranu metodu provedbe projekta. Kad opisujemo metodologiju provedbe projekta, opisujemo zašto smo se odlučili za baš te aktivnosti i na koji način ih planiramo provesti.

Zanimljivo je kako različitim aktivnostima možemo postići iste isporuke. Npr. ako tvrtka uvodi e-poslovanje, do web aplikacije može doći kupnjom gotovog rješenja ili drugim aktivnostima kao što su programiranje i implementacija vlastitog rješenja. Različiti timovi različito prilaze načinu realizacije projekta, što ovisi o nizu čimbenika, npr. o procedurama tvrtke, liniji financiranja, utjecaju okoline, osobnim iskustvima i dr. I zato je svaki projekt poseban i jedinstven. Najuspješnije vođenje je ono koje se prilagođava uvjetima u kojima se projekt provodi.

U uputama za prijavitelje jasno će biti navedeno koje su aktivnosti prihvatljive za financiranje, a koje nisu, i to je ključni uvjet koji mora biti zadovoljen.

Opis metodologije podrazumijeva da ćemo svaku projektnu cjelinu, tj. skupinu aktivnosti ili element projekta, pojedinačno opisati na sljedeći način:

• redni broj i naziv cjeline
• ostvarenju koje isporuke i kojeg cilja pridonosi
• očekivano trajanje – obično u tjednima ili mjesecima
• koje aktivnosti su predviđene – podrazumijeva razradu u još manje cjeline, u radne zadatke
• tko je odgovoran za provedbu te cjeline
• koji resursi su potrebni za provedbu i ostvarenje isporuke- npr. oprema, materijali i usluge, ali i angažman djelatnika, prostor i radna oprema
• koje su isporuke te cjeline, osim glavnih isporuka projekta – npr. analize, izvješća i dr.
• kako je cjelina povezana s ostalim cjelinama – npr. ovisi li realizacija jedne cjeline o završetku druge cjeline ili se npr. mora provoditi usporedno i povezano s nekom trećom cjelinom.

10.3. Vremenski raspored provedbe

Kad imamo popis aktivnosti, možemo izraditi kalendar projekta i proračun, a upravo su oni temelj za praćenje i kontrolu dinamike realizacije projekta. Vremenski raspored projektnih cjelina na projektu podrazumijeva da je za svaku cjelinu poznat početak, trajanje i kraj i da trajanje projekta ovisi o trajanju projektnih cjelina.

Za bolji uvid u vremenski raspored koristi se tzv. gantogram, prikaz koji osim datuma sadrži i grafički pregled trajanja aktivnosti. Primjer jednog vremenskog rasporeda i njegova grafičkog prikaza nalazi se na sljedećoj slici:

Preporučljivo je planirati dovoljno vremena za provedbu nabave ako je planirana projektom jer iskustva pokazuju da se u tom segmentu posla često ne predvidi dovoljno vremena. I vrlo je važno planirati dovoljno vremena za početak i za završetak projekta. U početku projekta treba imati dovoljno vremena za formiranje tima, radnih skupina i angažiranje potrebnih eksperata, a na kraju projekta korisno je predvidjeti dovoljno vremena za pisanje završnih izvješća, prikupljanje i sistematiziranje potrebne financijske i provedbene dokumentacije, tj. dokaze za sve provedene aktivnosti, ostvarene nabave i realiziranih troškova. Koliko god da je sva dokumentacija sustavno arhivirana tijekom projekta, izrada završnih izvješća uvijek je vremenski zahtjevan posao pa svakako treba predvidjeti vrijeme za to.

U konačnici, raspored provedbe treba jasno ukazivati na to da je projekt planiran tako da se aktivnosti provode učinkovito, a istovremeno da je realizacija realno izvediva.