16. Ocjenjivanje projektne prijave
16.1. Odgovornost za ocjenjivanje
Odgovornost za donošenje odluke o tome koji su projektni prijedlozi prihvatljivi za financiranje, odnosno s kojim će se podnositeljem (ili podnositeljima) prijava sklopiti ugovori o dodjeli bespovratnih sredstava imaju Posredničko tijelo razine 1[1] i Posredničko tijelo razine 2[2], koje za svaki natječaj imenuje Odbor za odabir projekata. U Uputama za prijavitelje precizno je definiran svaki korak procesa ocjenjivanja pristiglih prijava i način sklapanja ugovora.
16.2. Faze postupka vrednovanja projektnih prijava
Projektne prijave odabiru se na temelju propisanih kriterija i ocjenjuju se kako pristignu (prema redoslijedu prema kojem su predane). Da bi prijava bila prihvatljiva, mora zadovoljiti sve uvjete prihvatljivosti i postići propisane minimalne bodove za pojedinačne kriterije odabira.
Postupak dodjele bespovratnih sredstava provodi se u tri faze prema sljedećem redoslijedu:
- Administrativna provjera (zaprimanje, registracija i administrativna provjera, provjera prihvatljivosti prijavitelja, projekta i projektnih aktivnosti);
- Procjena kvalitete (ocjenjivanje kvalitete, ciljeva projekta i provjera prihvatljivosti izdataka)
- Donošenje Odluke o financiranju (donosi se za projekte koji su uspješno prošli postupak dodjele bespovratnih sredstava).
1 faza – Administrativna provjera
Administrativna provjera je postupak provjere usklađenosti projektnih prijedloga s administrativnim kriterijima primjenjivima na postupak dodjele. Postupa se prema jasnim, zadanim i transparentnim pravilima jednakim za sve prijavitelje.
Cilj provjere prihvatljivosti prijavitelja projekta i aktivnosti je provjeriti usklađenost projektnog prijedloga s kriterijima prihvatljivosti za prijavitelja, projekt i aktivnosti definiranima u dokumentaciji poziva.
Kako izgleda ova provjera, te postoji li mogućnost traženja zahtjeva za pojašnjenima pojedinih stavki možemo vidjeti na slijedećem primjeru iz Uputa za prijavitelje projekta „Inovacije novoosnovanih MSP-ova“ (PK.1.1.08, Otvoreni poziv).
Kriteriji provedbe administrativne provjere:
U postupku dodjele kod prvog odgovora „NE“ daljnja provjera kriterija se obustavlja te se projektni prijedlog isključuje iz postupka dodjele.
Projektni prijedlog mora udovoljiti administrativnim kriterijima i kriterijima prihvatljivosti prijavitelja, projekta i aktivnosti, a kako bi se moglo pristupiti ocjeni kvalitete.
Provjera prihvatljivosti prijavitelja
Provjera prihvatljivosti projekta, aktivnosti
2. faza – Procjena kvalitete
Kriteriji temeljem kojih se ocjenjuje projektni prijedlog povezani su s određivanjem vrijednosti za novac koju projekt nudi, održivosti projekta, sposobnosti prijavitelja da provede projekt, kvalitetu izrade i izvodljivosti projekta, razinu inovativnosti te horizontalna pitanja. Ocjena kvalitete projektnog prijedloga izvršit će se sukladno kriterijima odabira utvrđenima u nastavku i u Prilogu 3. Postupak dodjele bespovratnih sredstava – Ocjenjivanje kvalitete.
KRITERIJI ODABIRA, koji su također definirani Uputama za prijavitelje najčešće su slijedeći:
- vrijednost za novac koju projekt nudi
- financijska održivost projekta
- provedbeni kapaciteti prijavitelja
- dizajn i zrelost projekta
- promicanje jednakih mogućnosti i socijalne uključenosti
- promicanje održivog razvoja
- inovativnost
Upute za prijavitelje gore navedenog projekta definiraju na slijedeći način bodovanje kriterija odabira Vrijednost za novac koju projekt nudi:
Na isti način boduju se ostali kriteriji odabira, pri čemu je (u ovom primjeru natječaja) ukupan maksimalan broj bodova 66, a minimalan zbroj je 33 boda. Za svaki pojedini kriterij je određen minimalni broj bodova koji se treba postići.
Projektni prijedlozi koji ne ostvare propisani minimalni broj bodova po pojedinom od navedenih kriterija te minimalni ukupni zbroj bodova neće biti dalje razmatrani te će se isključiti iz daljnjeg postupka dodjele.
Provjera prihvatljivosti izdataka
3. faza – Donošenje Odluke o financiranju
Kako bi se smatrao prihvatljivim za financiranje, projekt mora zadovoljiti sve kriterije prihvatljivosti koji su predmet provjere te ispuniti minimalne uvjete o broju bodova, ako je takav uvjet postavljen (npr. minimalno 8 bodova za Financijsku održivost projekta te minimalni ukupni zbroj od 33 boda).
Odluka o financiranju je odluka Upravljačkog tijela/Posredničkog tijela razine 1 kojom se definira obveza nadoknade prihvatljivih troškova odobrenog projekta iz državnog proračuna i koja je temelj za potpisivanje Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.
Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava je ugovor između Korisnika i Posredničkih tijela 1 i 2, kojim se utvrđuje najviši iznos bespovratnih sredstava dodijeljen za provedbu projekta iz sredstava EU i sredstava iz državnog proračuna te drugi financijski i provedbeni uvjeti Projekta.
Nakon donošenja Odluke o financiranju, PT1 i PT2 pozivaju prijavitelja u ovom konkretnom primjeru pozivaju prijavitelja da u roku od 45 dana od dana dostave Odluke o financiranju putem informacijskog sustava eKohezija. PT 2 ostavlja Korisniku rok od pet (5) radnih dana za potpis Ugovora po zaprimanju istog. Korisnik je dužan bez odgađanja dostaviti jedan primjerak Ugovora PT 1, a jedan primjerak PT 2 u propisanom roku od pet (5) radnih dana ili poštom preporučeno ili putem Pisarnice PT 1 / PT 2, a jedan primjerak zadržava za sebe.
Ako Korisnik ne postupi na opisani način, odnosno u zadanom roku, smatra se da je od sklapanja Ugovora odustao. Ugovor se neće sklopiti ako Korisnik nije postupio po zahtjevu nadležnih tijela ili u za to ostavljenom roku. Ako je Korisnik zaprimio izvornike Ugovora na potpis te je od sklapanja Ugovora odustao, obvezan je iste vratiti PT 1 bez odgađanja.
Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava stupa na snagu tek kad ga potpiše zadnja ugovorna strana te je na snazi do izvršenja svih obveza ugovornih strana.
[1] PT1 – posredničko tijelo razine 1 – Nacionalno tijelo koje, u okviru odgovornosti Upravljačkog tijela, obavlja delegirane funkcije vezane za odabir projekata za financiranje. Posrednička tijela razine 1 su pojedina ministarstva ovisno o izabranim specifičnim ciljevima.
[2] PT2 – posredničko tijelo razine 2 – Nacionalno ili javno tijelo koje, u okviru odgovornosti Upravljačkog tijela, obavlja delegirane funkcije koji se odnose na provjeru jesu li financirani proizvodi i usluge isporučeni, jesu li izdaci koje je korisnik prikazao za projekt stvarno nastali te udovoljavaju li nacionalnim i pravilima Europske unije tijekom cijelog razdoblja provedbe i trajanja projekta. Primjer posredničkog tijela razine 2 je Središnja agencija za financiranje i ugovaranje programa i projekata Europske unije.