7. Analiza problema, ciljane skupine, dionici

7.1. Analiza problema, analiza stanja i potreba

Prilikom opisivanja projektnih ciljeva nužno je pokazati da postoji potreba za projektom. To se dokazuje analizama sadašnjeg stanja uz argumentaciju u kojim su područjima potrebne promjene, odnosno koje potrebe korisnika postoje a nisu riješene.

U uvodu analize opisuje se tko, gdje i kojim povodom pokreće projekt, zatim područja, tj. na kojim lokacijama će se projekt provoditi, za koje ciljne skupine i tko će sve sudjelovati u projektu. Nakon toga potrebno je navesti podatke relevantne za te lokacije, ciljane skupine, prijavitelja i partnere. Za lokacije, npr. za područja na kojima će se realizirati projekt, potrebno je navesti podatke kojima se opisuje stanje na području relevantnom za projekt, npr. u gospodarstvu ili u školstvu ili na području zaštite okoliša i dr.

Argumenti koji se navode moraju biti potkrijepljeni podacima iz relevantnih izvora. Npr. izvještaji koje objavljuju Statistički ured Europskih zajednica (Eurostat), Državni zavod za statistiku, Zavod za zapošljavanje, strateški dokumenti i analize stanja resornih ministarstava, planovi prijavitelja, ali i drugih dostupnih izvještaja instituta, stručnih i drugih udruga koje su u prikupljanju i obradi primjenjivale adekvatne istraživačke metode.

U analizi stanja često do izražaja dolazi jedan ključni problem ili više njih koji se dalje detaljno opisuju. Detaljan opis problema uključuje:

• opis stanja koje je prepoznato kao problem
• analizu uzroka – potkrijepljeno podacima kad god je to moguće
• analizu posljedica – argumentirano što konkretnijim brojevima i indikatorima.

Analiza problema, uzroka i posljedica treba pokazati izravnu vezu s projektnom idejom na sljedeće načine:

1. Svrha projekta je rješavanje uočenog problema.

2. Postizanjem cilja projekta uklonit će se ili smanjiti negativne posljedice.

3. Specifičnim ciljevima djelovat će se na uklanjanje ili smanjivanje uzroka problema.

Svi konkretni podaci koji su pokazatelji, tj. indikatori sadašnjeg stanja često su polazna točka za definiranje indikatora za postizanje cilja. Npr. ako je problem nedovoljno razvijeno gospodarstvo, analiza stanja može pokazati da je prosječna nezaposlenost u županijama u kojima se pokreće projekt veća od 20%. Željeno stanje nakon završetka projekta može biti rast gospodarstva i otvaranje novih radnih mjesta, a indikator može biti npr. stopa nezaposlenih manja za 4%.

Još jedan primjer povezanosti analize i projektne ideje prikazan je u tablici:

Za provjeru logike projekta ispitat ćemo jesu li ispravne sljedeće tvrdnje:

U tablici nedostaju mjerljivi pokazatelji. Nije dovoljno napisati „adekvatne kapacitete“, nego konkretno navesti podatke koliki je kapacitet sada, a koliki će biti nakon uspostave nove spalionice; ili je moguće odnos prikazati u postotku, npr. kapacitet 30% veći od sadašnjeg, ali će u arhivi projekta biti potreban podatak koliki je zatečeni kapacitet spalionice prije početka projekta.

Opći savjet je za svaku analizu, pa i za ovu analizu problema, odnosno stanja i potreba, uključivanje mjerljivih indikatora i navođenje konkretnih brojčanih podataka gdje god je to moguće.

7.2. Analiza ciljanih skupina

Svaki projekt ima svoje korisnike. U kontekstu projekta, korisnici su pojedinci i grupe na koje će projekt i projektni rezultati imati utjecaja. Iznimno je važno ne samo znati koje pozitivne promjene ćemo postići, već i za koga će to biti pozitivne promjene, tko ih očekuje i kome će život zbog toga biti bolji. Dakle, projektni ciljevi i rezultati moraju biti namijenjeni korisnicima.

U obrascima za opis projektne ideje na EU natječajima razlikujemo dvije grupe korisnika: ciljane skupine i krajnje korisnike.

• Ciljane skupine su sve osobe, skupine ili organizacije na koje će projekt imati izravan pozitivan učinak na razini svrhe projekta, odnosno specifičnog cilja projekta.
• Krajnji korisnici su svi na koje će projekt dugoročno pozitivno utjecati, na razini društva ili cijelog sektora, drugim riječima – na razini općeg cilja.

Primjer: „Projekt uvođenja novog, suvremenog načina poučavanja u nastavi poljoprivrednog smjera“

• Ciljani korisnici: nastavnici, učenici, škole.
• Krajnji korisnici: OPG-ovi koje će učenici osnovati ili se u njima zaposliti, lokalna zajednica.

Može se očekivati da će ciljne skupine biti uključene u projekt i projektne aktivnosti, da će rezultati projekta izravno utjecati na njihove potrebe i očekivanja, i to već za trajanja i neposredno nakon završetka projekta. Rješavanjem problema koji imaju ciljane skupine i pokretanjem pozitivne promjene, te će se pozitivne promjene odraziti i na ostale osobe, skupine ili organizacije koje djeluju zajedno s ciljanim skupinama ili u njihovoj okolini. To se očekuje u vremenu nakon završetka projekta.

Opis korisnika treba sadržavati što više konkretnih podataka, njihov broj, strukturu. Npr. ako se tijekom projekta organiziraju radionice, potrebno je navesti konkretan broj zaposlenika koji će sudjelovati na edukacijama; ili ako se pokreće proizvodnja novih proizvoda, potrebno je točno navesti koliko osoba će se zaposliti, koliko ženskih, koliko muških itd. Nadalje, korisno je navesti kretanja nekih statističkih pokazatelja o korisnicima, npr. broj učenika strukovnih zanimanja pada ili broj tvrtki koje izvoze ekološki uzgojene proizvode raste i dr.

Često projektnu ideju stvaraju i projekt pokreću upravo korisnici da bi riješili neki svoj problem ili ostvarili svoje potrebe. Ali to nije uvijek slučaj. Projekt mogu pokrenuti pojedinci ili organizacije koje djeluju u određenom sektoru, prepoznaju problem i žele pokrenuti pozitivne promjene u svojem okruženju pomažući tako drugima.

Primjeri kad su prijavitelji ujedno i ciljane skupine su projekti za jačanje konkurentnosti vlastitog poduzeća, projekti za jačanje kapaciteta ljudskih resursa, npr. za pisanje EU projekata i dr.

Neovisno o tome jesu li na pokretanje projekta izravno ili neizravno utjecali korisnici projekta, uvijek je potrebno analizirati ciljane skupine, odnosno one na koje će projekt i njegovi rezultati imati utjecaja.

U analizi je potrebno prikazati očekivanja i potrebe i kako će projekt pridonijeti ispunjenju očekivanja i potrebe. Primjer jedne analize je u tablici u nastavku; prve tri skupine su ciljani korisnici, a zadnje dvije krajnji korisnici.

Može se očekivati da ćemo analizom ciljanih skupina i krajnjih korisnika doći do različitih očekivanja koja nisu u domeni našeg projekta. U projektnoj prijavi navodimo uglavnom one rezultate i podatke koji su relevantni za naš projekt.

7.3. Dionici

Dionici, engl. stakeholders, su pojedinci i organizacije aktivno uključeni u projekt, kao i sve strane na čije interese može utjecati izvođenje projekta ili rezultati projekta. Glavni dionici su, naravno, korisnici projekta. Jednako tako važni su prijavitelji i partneri. Jer, osim što svaki projekt treba biti relevantan za korisnike, kako ciljane skupine, tako i krajnje korisnike, time što će riješiti njihove probleme, ispuniti njihove potrebe, mora biti relevantan i za prijavitelje, za njihovo djelovanje i njihove ciljeve.

Stoga, kad opisujemo prijavitelje i partnere, ključno je opisati zašto upravo ti prijavitelji i partneri imaju potrebu prijaviti i provesti projekt. Može se očekivati da je područje djelovanja projekta djelomično ili potpuno jednako području djelovanja prijavitelja i partnera. Nadalje, potrebno je pokazati poveznice djelovanja i ciljeva, tj. objasniti na koji način postizanje ciljeva projekta pridonosi postizanju strateških ciljeva definiranih strategijom poslovanja organizacije.

Prijavitelj i partneri su ključni za uspjeh projekta jer će oni provoditi projekt, biti odgovorni za provedbu projekta, realizaciju projektnih aktivnosti, ostvarivanje isporuka i postizanje ciljeva. Prijavitelj i partneri zajednički sudjeluju u osmišljavanju projektne ideje i njezinoj razradi za prijavu na EU natječaj. Stoga se očekuje da je projekt izvediv u okvirima kapaciteta prijavitelja i partnera. Pod kapacitetima se misli na ljudske resurse koji se mogu djelomično ili potpuno uključiti u projekt, misli se na znanja projektnog rada te na iskustva u timskom i projektnom radu. Iskustvo se dokazuje popisom projekata u koje su prijavitelji i partneri do sada već bili uključeni. Jednako važni su i financijski kapaciteti za provedbu. Očekuje se da prijavitelj ima prethodno iskustvo u organizaciji projekata ili drugih poslova u visini proračuna projekta koji se predlaže te da ima osigurana sredstva za sufinanciranje dijela proračuna, u postotku koji je definiran pravilima natječaja, npr. 5% ili 50%.

Postoje projekti u kojima partner nije dopušten; to su uglavnom projekti kojima se jača konkurentnost privatnih poduzeća. Ali većina natječaja u svojim pravilima definira da je partner moguć, a u mnogima i da je obavezan. To je zato što je prepoznato da je za razvoj društva iznimno važna suradnja, razmjena informacija, promatranje problema iz raznih perspektiva i kako se zajedničkim ulaganjima mogu postići mnogo bolji rezultati nego kad svatko radi sam.

Zato su prijavitelji i partneri odgovorni i za prepoznavanje svih ostalih dionika i za uspješnu komunikaciju s njima u svrhu postizanja projektnih ciljeva. Dionici koji nisu uključeni u projekt, a mogu svojim znanjem, iskustvima i preporukama pozitivno utjecati na projekt su npr.:

Suradnja s dionicima koji nisu izravno uključeni u projekt prije pokretanja omogućuje:

• donošenje odluke o pokretanju projekta temeljem svih dostupnih relevantnih informacija
• konsenzus o projektu u začetku projektne ideje
• planiranje aktivnosti kojima će se dionici informirati i kojima će se omogućiti njihovo sudjelovanje.

Suradnja partnera i prijavitelja s korisnicima i ostalim dionicima tijekom provedbe omogućuje:

• transparentnost rada, tj. svi zainteresirani prate projekt
• održivost, tj. svi zainteresirani će nastaviti koristiti rezultate i kad projekt završi.

Veliku pozornost treba posvetiti uključivanju osjetljivih skupina, jačanju vlastitih vještina za suradnju sa skupinama s posebnim potrebama ili socijalno isključenima, te njihovu uključivanju u provedbu i osnaživanje za sudjelovanje na projektu, kao i u nastavljanju korištenja rezultata nakon završetka projekta.